Huishoudelijk reglement

Het huishoudelijk reglement van de Hondenvereniging Elburg bevat als aanvulling op de statuten van de vereniging regelgeving betreffende de vereniging.

Artikel 1.

Lidmaatschap

1. In aanvulling op artikel 2 lid 2 kunnen zij die als lid van de vereniging willen toetreden zich opgeven bij de ledenadministratie van de vereniging.
   Bij de aanmelding dienen de volgende gegevens te worden verstrekt: naam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, wijze van betalen en ondertekening
2. Indien men het op prijs stelt met de vereniging elektronisch te communiceren kan men een e-mail adres toevoegen. Voornoemde gegevens worden verzameld op het zogenaamde ledenformulier. Dit formulier wordt gebruikt voor de verdere verwerking en aanvulling van de gegevens in de leden- en financiële administratie. Het ledenformulier wordt opgeslagen tot het moment waarop het lidmaatschap van het betreffende lid is beëindigd.
3. Bij de start van het lidmaatschap wordt aan het nieuwe lid, op aanvraag, een exemplaar toegezonden van de Statuten en het Huishoudelijk Reglement, die overigens in het clubgebouw ter inzage liggen en die worden gepubliceerd op de website van de vereniging.

Artikel 2.

Leden, vrijwilligers, instructeurs en bestuursleden

2.1.        De Hondenvereniging Elburg kent leden, vrijwilligers, instructeurs en bestuursleden. De diverse begrippen worden per lid in de ledenadministratie als zodanig geregistreerd en aangemerkt.

2.1.1.     Het lidmaatschap van de vereniging is beschreven in de statuten van de vereniging.

2.1.2.     Leden betalen contributie en lesgeld voor elke opgegeven cursus.

2.1.3.   Vrijwilligers zijn leden van de vereniging benoemd door het bestuur zoals beschreven in artikel 4 van de statuten. Zij vervullen overeenkomstig afspraken met het bestuur van de vereniging werkzaamheden voor de vereniging. Voorbeelden van deze werkzaamheden zijn onder andere schoonmaakwerkzaamheden en kantinewerkzaamheden. 

2.1.4.   Vrijwilligers betalen contributie maar zijn vrijgesteld van het betalen van lesgeld van één cursus voor één hond per jaar. Vrijwilligers die geen cursus lopen ontvangen éénmaal per jaar een vergoeding van het bedrag dat gelijk is aan het cursusbedrag.

2.1.5.     Instructeurs zijn leden van de vereniging en betalen contributie maar zijn vrijgesteld van het betalen van lesgeld voor twee cursussen voor één hond per jaar. Instructeurs die geen cursus lopen ontvangen tweemaal per jaar een vergoeding van het bedrag dat gelijk is aan het cursusbedrag. Instructeurs geven training aan de leden van de vereniging overeenkomstig de doelen van de vereniging zoals genoemd in de statuten in de artikelen 2 en 3.

2.1.6.    Bestuursleden zijn leden van de vereniging en betalen contributie maar zijn vrijgesteld van het betalen van lesgeld van één cursus voor één hond per jaar. Bestuursleden die geen cursus lopen ontvangen éénmaal per jaar een vergoeding van het bedrag dat gelijk is aan het cursusbedrag.

Bestuursleden die het dagelijks bestuur vormen zijn vrijgesteld van het betalen van lesgeld voor twee cursussen voor één hond per jaar. Instructeurs die geen cursus lopen ontvangen tweemaal per jaar een vergoeding van het bedrag dat gelijk is aan het cursusbedrag.

2.1.7. Leden die meerdere functies hebben ontvangen de voordelen die hiervoor benoemd zijn en voor hen van toepassing zijn. Bijvoorbeeld, een bestuurslid dat ook instructeur is ontvangt de voordelen die aan beide taken is gekoppeld.   

2.2.        Instructeurs van de vereniging verplichten zich om hun kennis te onderhouden.

Zij doen dit door het volgen van scholing het bijhouden van de ontwikkelingen op het gebied van hondentraining en door het bezoeken van het instructeursoverleg waar voorkomende onderwerpen onderling besproken worden.

De instructeurs worden in het bestuur van de vereniging vertegenwoordigd door een bestuurslid (Coördinator Instructeurs).

Artikel 3.

Bestuursleden

Het bestuur van de vereniging bestaat uit maximaal 7 gekozen personen.

Het bestuur draagt zorg voor het scheppen van omstandigheden waarin alle leden en vrijwilligers goed kunnen functioneren conform de artikelen 2 en 3 van de statuten.

Het bestuur verdeelt haar werkzaamheden onderling. Overeenkomstig de statuten is er een dagelijks bestuur bestaande uit de voorzitter, secretaris en penningmeester. De overige functies binnen het bestuur zijn Onderhoud, Ledenadministratie, Sponsoring en PR en Technische zaken. Deze functies kunnen ook uitgevoerd worden binnen het bestaande bestuur.

1. De voorzitter
   De voorzitter bevordert de behartiging van de belangen van de vereniging en het goed functioneren van de vereniging.
   De voorzitter leidt de algemene vergaderingen en bestuursvergaderingen.
   De voorzitter handhaaft de statuten en huishoudelijk reglement zowel in als buiten de vergaderingen.
   De voorzitter bepaalt de volgorde van te behandelen zaken in de vergadering zolang de vergadering daarover zelf geen besluit heeft genomen.
   De voorzitter handhaaft de orde in de vergadering.
   De voorzitter ondertekent samen met de secretaris de notulen van alle vergaderingen en de belangrijkste uitgaande brieven.
2. De secretaris
   De secretaris voert de correspondentie van de vereniging, ondertekent alle uitgaande brieven en legt de belangrijke uitgaande brieven ter beoordeling en mede ondertekening voor aan de voorzitter.
   De secretaris maakt de notulen van de algemene vergadering en de bestuursvergaderingen.
   De secretaris zendt de notulen zo spoedig mogelijk na de vergadering in concept aan alle bestuursleden en agendeert de behandeling daarvan voor de eerstvolgende bestuursvergadering. De secretaris ondertekent de notulen na, eventueel gewijzigde, vaststelling samen met de voorzitter en neemt de eventueel door het bestuur aangebrachte wijzigingen tevens op in de notulen van de vergadering waarin tot deze wijzigingen is besloten.
   De secretaris draagt in overleg met de voorzitter zorg voor de opstelling van de agenda’s en alle bijbehorende stukken voor de algemene vergaderingen en de bestuursvergaderingen en ziet toe op tijdige verzending daarvan.
   De secretaris doet in iedere bestuursvergadering mededeling van de ingekomen stukken.
   Aan het bestuur gerichte stukken of voor het bestuur bestemde stukken, maar bij andere bestuursleden ingekomen, worden onverwijld door de bestuursleden aan de secretaris doorgezonden of overhandigd.
   De secretaris draagt zorg voor het bijhouden van een overzichtelijk archief, waarin naast alle inkomende en afschrift van alle uitgaande correspondentie en alle vergaderstukken en notulen evenals alle overige voor de vereniging van belang zijnde stukken worden opgenomen.
   De secretaris is verantwoordelijk voor het ledenregister. Hij onderhoudt nauwe contacten met de ledenadministratie. Het register van de ledenadministratie is voor de leden alleen bij de secretaris ter inzage beschikbaar.
   De secretaris draagt er zorg voor dat de penningmeester tijdig wordt voorzien van de benodigde gegevens uit de ledenadministratie.
   De secretaris draagt zorg voor de registratie van de in de algemene vergadering aanwezige stemgerechtigde leden. Hij ondersteunt, indien noodzakelijk, een uit de algemene vergadering samengesteld stembureau in verband met een schriftelijke stemming over personen.
   De secretaris is verantwoordelijk voor het jaarverslag dat na vaststelling door het bestuur en overeenkomstig de statuten kan worden uitgebracht.
3. De penningmeester
   de penningmeester ziet toe op het doen van alle ontvangsten en uitgaven van de vereniging en zorgt voor een tijdige inning van de verschuldigde contributie en lesgelden van de leden.
   De penningmeester behoeft, buiten het gestelde in de statuten van de vereniging, voorafgaande toestemming van het bestuur voor het doen van uitgaven tot een hoger bedrag dan waartoe door het bestuur is bepaald. De penningmeester is bevoegd, namens de vereniging bewijzen van ontvangst te ondertekenen. Deze bevoegdheid kan echter voor concreet omschreven ontvangsten tot ten hoogste een door het bestuur te bepalen bedrag delegeren aan de beheerder van een dagelijkse kas, zoals voor contante afdracht van contributie of lesgelden.
   De penningmeester houdt nauwkeurig een kasboek voor alle inkomsten en uitgaven bij.
   De penningmeester stelt de begroting, onderscheidenlijk de balans en de staat van baten en lasten zo tijdig samen, dat deze na vaststelling door het bestuur overeenkomstig de statuten kunnen worden uitgebracht. In de begroting worden naast de ramingen voor het nieuwe jaar en de uitkomsten van het laatst afgesloten jaar vermeld. In de staat van baten en lasten worden naast de uitkomsten van het betreffende jaar ook de ramingen voor dat jaar en de uitkomsten van het voorgaande jaar vermeld. Het bestuur kan bepalen dat andere bestuursleden dan de penningmeester of leden van een door het bestuur ingestelde commissie bevoegd zijn tot het doen van ontvangsten en uitgaven tot ten hoogste een daartoe door het bestuur te bepalen bedrag, en belast zijn met het beheer van de daaruit voortvloeiende dagelijkse kas, een en ander voor zover dit direct verband houdt met hun specifieke bestuurs- of commissietaak. Het saldo van een dergelijke kas mag niet meer bedragen dan een daartoe door het bestuur bepaald bedrag; het meerdere wordt onverwijld aan de penningmeester afgedragen. De beheerder van een dagelijkse kas is voor zijn beheer verantwoording schuldig aan de penningmeester. De beheerder houdt daartoe een kasboek bij dat op ieder moment ter beschikking staat van de penningmeester.
   De penningmeester draagt er zorg voor dat ook alle ontvangsten en uitgaven die door de andere bestuursleden en commissieleden zijn gedaan, in de boeken der vereniging worden verantwoord.
   Na verwerking van de betalingen en de incasso’s zorgt de penningmeester dat iedere instructeur een lijst van niet betaalde cursisten krijgt. De instructeur benadert de genoemde cursisten en geeft zijn bevindingen door aan de penningmeester.
4. De Secretaris
   Onder eindverantwoordelijkheid van de secretaris van de vereniging is een bestuurslid verantwoordelijk voor de ledenadministratie (artikel 1 lid 2). Nieuwe leden worden ingeboekt in de ledenadministratie door het invullen van het ledenformulier.
   De ledenadministratie registreert de nieuwe leden en de leden die de vereniging verlaten. Zo vaak als nodig is de registratie beschikbaar voor de penningmeester van de vereniging om tijdig de financiële administratie op orde te brengen. De ledenregistratie behelst alle leden van de vereniging te weten: ereleden, gewone leden, vrijwilligers en instructeurs zoals bedoelt in artikel 2 onder a,b en c.
   De ledenadministratie verzorgt, in overleg met het bestuurslid Technische Zaken, tevens de indeling van de trainingen. De ledenadministratie draagt zorg voor verzending van de brieven, waarop de indeling voor training staat vermeld, naar de leden alsmede, vijf dagen voor aanvang van de cursus, aan de secretaris, penningmeester en het bestuurslid technische zaken. Eventuele veranderingen ten aanzien van deelname aan de trainingen, door leden of instructeurs, dienen terstond aan de ledenadministratie worden doorgegeven. Instructeurs ontvangen van de ledenadministratie een overzicht van de leden die een training bij hen volgen. De brieven naar de leden en de instructeurs behelzen de dag, datum en tijd van de training alsmede het type training, de naam van de hond en geleider, soort hond, reu of teef en een telefoonnummer waarop men te bereiken is.
   Uiterlijk op de 4e cursusdag controleert de ledenadministratie de door de instructeurs bijgehouden ledenlijsten en past het ledenbestand aan in de database. De secretaris, penningmeester en het bestuurslid technische zaken ontvangen een update van de vernieuwde database.
5. Sponsoring en PR (public relations)
   De vereniging heeft inkomsten vanuit de contributie maar daarnaast is sponsoring ook een belangrijke inkomstenbron. Binnen het bestuur is een van de bestuursleden verantwoordelijk voor sponsoring en PR.
   Taken van het bestuurslid sponsoring en PR zijn:
   Het onderhouden van contacten met min of meer vaste sponsoren en donateurs.
   Actief op zoek zijn naar adverteerders voor het clubblad en sponsoren voor activiteiten en goederen ( bijvoorbeeld toestellen voor training en wedstrijden of kleding). Alvorens gebruik te maken van sponsoring zal een bestuursbesluit hieraan ten grondslag liggen. Het bestuurslid Sponsoring en PR doet hiertoe een voorstel.
   Het verzorgen van de Public Relations is voornamelijk gericht op naamsbekendheid en promoten van de vereniging in brede zin.
6. Technische Zaken
   Het bestuurslid technische zaken is verantwoordelijk voor de communicatie tussen het bestuur en de instructeurs van de vereniging. Het bestuurslid technische zaken belegt 3x per jaar een zogenaamd instructeursoverleg (artikel 2 lid 2).
   Ten aanzien van dit overleg kan het bestuurslid voorstellen doen om ten behoeve van de instructeurs experts in te huren voor (bij)scholing om de kwaliteit van de trainingen te waarborgen. Instructeurs verbinden zich aan deze vorm van overleg en afwezigheid kan slechts dan plaatsvinden na overleg met het bestuurslid Technische Zaken.
   Het bestuurslid Technische Zaken is bewaker van de kwaliteit van de trainingen en is spreekbuis voor de instructeurs in de richting van het bestuur en andersom.
   Het bestuurslid Technische Zaken is vanuit het bestuur tevens verantwoordelijk voor de te houden examensen wedstrijden. Bij afwezigheid kan het verantwoordelijk bestuurslid zich laten vervangen door één van de andere bestuursleden.
7. Onderhoud
   Het bestuurslid Onderhoud is verantwoordelijk voor het onderhoud van het terrein, de toegang tot het terrein en het clubgebouw.
   Het bestuurslid Onderhoud doet voorstellen naar het bestuur aangaande onderhoud of herstelwerkzaamheden en daarbij behorende kosten en na een daartoe genomen besluit door het bestuur draagt deze zorg voor uitvoering. Verder is het bestuurslid onderhoud verantwoordelijk en geeft hij sturing aan de vrijwilligers die zorg dragen voor de schoonmaak van het clubgebouw alsmede de bezetting van de kantine. Verder is dit bestuurslid verantwoordelijk voor de inkoop van de kantine voorraad.

Artikel 4.

Einde bestuurslidmaatschap

Ieder die ophoudt lid van het bestuur te zijn, is verplicht binnen twee weken na het einde van zijn bestuurslidmaatschap alle onder hem berustende verenigingsstukken en eigendommen van de vereniging behoorlijk geordend aan zijn opvolger of aan een ander daartoe door het bestuur aan te wijzen bestuurslid over te dragen. Het bestuur kan de genoemde termijn verlengen.

Artikel 5.

Commissies

1. Het bestuur kan commissie instellen met een bepaald doel.
2. Leden van een commissie worden door het bestuur benoemd. Zij kunnen te allen tijde door het bestuur worden geschorst en ontslagen.
3. Een door het bestuur ingestelde commissie kan te allen tijde door het bestuur worden opgeheven.

Artikel 6.

Examens en wedstrijden

1. Het cursusprogramma van de vereniging bestaat uit 10 lessen waarbij de laatste les als examen wordt aangemerkt. Het examen vindt altijd plaats op zaterdag.
   Het cursusprogramma inclusief de examens worden ruim van te voren vermeld in het clubblad en op de website van de vereniging.
2. Een cursist wordt van deelname van examen uitgesloten indien de lesgelden voor het betreffende deel niet zijn betaald, of indien de cursist zoveel lessen heeft gemist dat slagen voor het examen niet reëel is. Wel mag de cursist, in overleg met de instructeur, aan het examen deelnemen.
3. Voor de onderdelen Behendigheid en Flyball worden geen examen afgenomen.
4. Voor de cursisten van Behendigheid wordt 1 keer per jaar een Clubkampioenschap georganiseerd.
5. Loopse teven worden niet toegelaten tot de lessen en/of wedstrijd. Voor de loopse teven worden – na afloop van de reguliere examens – speciale examens afgenomen.

Artikel 7.

Algemene vergadering

1. De algemene vergadering kan geen besluiten nemen over een onderwerp, dat niet duidelijk in de agenda als te behandelen agendapunt is omschreven.
2. Van brieven die aan de algemene vergadering zijn gericht, wordt in de eerstvolgende algemene vergadering bij de behandeling van het agendapunt “ingekomen stukken” mededeling gedaan. Zij vormen geen onderwerp van beraadslaging indien zij niet afzonderlijk als te behandelen agendapunt op de agenda zijn vermeld of met een ander agendapunt verband houden, tenzij de vergadering anders besluit. De algemene vergadering kan echter ook in dit geval niet afwijken van het eerste lid.
3. Ieder lid kan ter vergadering over een agendapunt niet vaker dan tweemaal het woord voeren, tenzij met toestemming van de voorzitter of van de vergadering.
4. Ieder stemgerechtigd lid kan ter vergadering een voorstel van orde doen. Een dergelijk voorstel betreft de wijze van behandeling van de agenda of een agendapunt.
5. Ieder lid kan ter vergaderingen een duidelijk omschreven voorstel indien betreffende een agendapunt dat aan de orde is. Het voorstel vormt slechts onderwerp van beraadslaging indien het door ten minste een/tiende van het aantal leden wordt ondersteund.
6. Ieder stemgerechtigd lid kan ter vergadering een amendement indienen. Een amendement behelst een duidelijk omschreven voorstel tot wijziging van een voorstel dat aan de orde is.
   Het amendement vormt slechts onderwerp van beraadslaging indien het ten minste een/tiende van het aantal leden wordt ondersteund.
7. Ieder stemgerechtigd lid kan ter vergadering een motie indienen. Een motie behelst een duidelijk omschreven voorstel om een oordeel uit te spreken of een verzoek te doen. De motie vormt slechts onderwerp van beraadslaging indien deze door ten minste een/tiende van het aantal leden wordt ondersteund.
   Een motie die niet betrekking heeft op een bepaald agendapunt, kan bij de rondvraag worden ingediend.
8. Indien in een aangenomen motie aan het bestuur gevraagd wordt iets te doen of na te laten, het nemen van besluiten daaronder begrepen, dan beraadt het bestuur zich in de eerstvolgende bestuursvergadering en maakt zijn genomen besluit zo spoedig mogelijk in het clubblad bekend. Indien het bestuur besluit aan de motie geen gevolg te geven, is het verplicht het onderwerp op
   de agenda voor de eerstvolgende Algemene Vergadering als te behandelen agendapunt te vermelden.

Artikel 8.

Algemene Vergadering; stemmingen

1. Een in een algemene vergadering uitgebrachte stem is ongeldig, indien de keuze van het betreffende lid daaruit naar oordeel van de voorzitter of, als een stembureau is gevormd, naar het oordeel van het stembureau niet duidelijk en ondubbelzinnig blijkt.
2. Een schriftelijke stemming is ongeldig, indien meer stemmen zijn uitgebracht dan er stemgerechtigde leden aanwezig zijn en het verschil op de uitslag van de stemming van invloed kan zijn.

Artikel 9.

Algemene Vergadering; Orde

De voorzitter kan aan een lid dat ter vergadering onfatsoenlijke taal gebruikt of zich op een andere wijze misdraagt, na waarschuwing het recht ontnemen om bij het betreffende agendapunt of gedurende de gehele vergadering verder het woord te voeren. Bij herhaald wangedrag kan de voorzitter het lid het recht ontnemen de vergadering verder bij te wonen.

Artikel 10.

Contributie en lesgelden

1. De contributie is één keer per jaar verschuldigd.
2. De hoogte van de contributie wordt door het bestuur bepaald en bij wijziging voorgelegd aan de algemene vergadering.
3. Leden die zich na 1 juli opgeven, betalen de helft van de jaarlijkse contributie.
4. Leden die geen cursus volgen, betalen wel contributie. Is de verschuldigde contributie niet voor eind februari betaald, dan wordt het lidmaatschap eenzijdig beëindigd en worden die leden uit de database verwijderd.
5. De hoogte van het lesgeld wordt door het bestuur bepaald en bij wijziging voorgelegd aan de algemene vergadering.
6. Leden moeten het lesgeld uiterlijk de vierde cursusdag betalen.
7. Leden die halverwege een puppycursus instromen, betalen de helft van het verschuldigde lesgeld.
8. De penningmeester verwerkt de betalingen (zowel contante betalingen als de incasso’s).
9. De penningmeester verstrekt een lijst aan de instructeurs van leden die hun lesgeld (nog) niet hebben betaald. De instructeurs brengen dit onder de aandacht van de desbetreffende leden.
10. Voor leden die het lesgeld na de tiende les niet hebben betaald (ook niet na aanmaning door de penningmeester/instructeur), wordt het lidmaatschap eenzijdig beëindigd.

Artikel 11.

Clubblad

1. Het bestuur bevordert, dat ten minste 4 keer per jaar een clubblad verschijnt.
2. Het clubblad wordt samengesteld door een door het bestuur aangestelde redactie.
3. Het bestuur bepaalt binnen de grenzen van de begroting de omvang en de vormgeving van het clubblad in overleg met de redactie.
4. Het bestuur, in samenspraak met de redactie, bepaalt de inhoud van het clubblad.
5. Indien plaatsing van een door een lid ingezonden bijdrage door de redactie wordt geweigerd, dan wordt de kopij binnen twee maanden na inzending aan de inzender teruggezonden onder opgave van reden van weigering. Indien het betrokken lid zich met deze weigering niet kan verenigen, dan kan hij zich ter zake schriftelijk tot het bestuur wenden. Het bestuur neemt zo mogelijk in zijn eerstvolgende vergadering een beslissing en deelt deze schriftelijk en gemotiveerd mee aan de inzender en de redactie. Indien het bestuur alsnog tot plaatsing besluit, is de redactie tot plaatsing verplicht. De redactie kan echter onder verwijzing naar het bepaalde in dit lid tot uitdrukking brengen, dat plaatsing onder de verantwoordelijkheid van het bestuur geschiedt.
6. In het clubblad worden in ieder geval vermeld c.q. opgenomen:
   1. de namen en de adressen van de bestuursleden;
   2. mededelingen van het bestuur;
   3. namen en telefoonnummers van de instructeurs.

Artikel 12.

Gedragingen en Aansprakelijkheid

1. Bestuursleden en leden mogen de belangen van de vereniging niet schaden.
   Verwijtbaar gedrag dat het verenigingsbelang schaadt kan leiden tot opzegging van het lidmaatschap.
2. Op het trainingsveld dienen leden de aanwijzingen van de aanwezige instructeurs op te volgen.
3. Het los laten lopen, anders dan in een trainingssituatie, van honden is verboden.
4. Het bestuur en de instructeurs gaan ervan uit dat leden van de Hondenvereniging minimaal WA-verzekerd zijn. De Hondenvereniging Elburg kan niet aansprakelijk worden gesteld voor schade toegebracht aan leden, schade toegebracht aan hond(en) van leden of schade toegebracht door honden van leden.

Artikel 13.

Schorsing

Indien overeenkomstig de statuten een lid van de vereniging wordt geschorst dan wordt aan dit lid, voor de duur van de schorsing, de toegang tot het terrein en het clubgebouw ontzegd.

Artikel 14.

Onvoorziene gevallen

In gevallen waarin de wet, de statuten en dit reglement niet voorzien, beslist het bestuur. Over zijn beslissing legt het bestuur desgevraagd verantwoording
aan de Algemene Vergadering af.